বিশ্বজুড়ে ব্যক্তিগত ও পেশাগত যোগাযোগের অন্যতম জনপ্রিয় মাধ্যম জিমেইল। প্রতিদিন কোটি কোটি মানুষ ই–মেইল আদান-প্রদানের জন্য গুগলের এই সেবাটি ব্যবহার করেন। তবে অনেকেই জিমেইলকে কেবল বার্তা পাঠানো ও গ্রহণের প্ল্যাটফর্ম হিসেবে ব্যবহার করেন। অথচ এতে এমন কিছু সুবিধা রয়েছে, যেগুলো ব্যবহার করলে ই–মেইল ব্যবস্থাপনা আরও সহজ, নিরাপদ ও কার্যকর করা সম্ভব।
জিমেইলের বিভিন্ন টুল ও ফিচার ব্যবহারকারীদের ইনবক্স গোছানো রাখা, গুরুত্বপূর্ণ বার্তা সংরক্ষণ, দ্রুত তথ্য খুঁজে পাওয়া এবং সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিতভাবে পাঠানোর সুযোগ দেয়। এসব সুবিধা সম্পর্কে সচেতন থাকলে দৈনন্দিন কাজের গতি যেমন বাড়ে, তেমনি সময়ও সাশ্রয় হয়।
গুরুত্বপূর্ণ ই–মেইল পরে দেখার জন্য জিমেইলে রয়েছে ‘স্নুজ’ সুবিধা। কোনো বার্তার তাৎক্ষণিক উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন না থাকলে সেটিকে নির্দিষ্ট সময় পর্যন্ত আড়ালে রাখা যায়। নির্ধারিত সময় এলে বার্তাটি আবার ইনবক্সের উপরের দিকে চলে আসে। ফলে প্রয়োজনীয় কাজ বা বার্তা ভুলে যাওয়ার ঝুঁকি কমে।
অনেক ই–মেইল আসা-যাওয়ার কারণে প্রয়োজনীয় বার্তা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে পড়তে পারে। এ ক্ষেত্রে ‘মাল্টিপল ইনবক্স’ ফিচার ব্যবহার করে আনরিড বার্তা, স্টার চিহ্নিত ই–মেইল, খসড়া বা নির্দিষ্ট লেবেলভিত্তিক আলাদা বিভাগ তৈরি করা যায়। এতে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলো সহজেই নজরে রাখা সম্ভব হয়।
নিরাপত্তার বিষয়টি মাথায় রেখে জিমেইলে যুক্ত করা হয়েছে ‘কনফিডেনশিয়াল মোড’। এই সুবিধার মাধ্যমে কোনো ই–মেইলের মেয়াদ নির্ধারণ করে দেওয়া যায়। নির্ধারিত সময় পার হলে বার্তাটি আর দেখা যায় না। পাশাপাশি খুদে বার্তার মাধ্যমে নিরাপত্তা কোড পাঠিয়ে প্রাপকের পরিচয় যাচাইয়ের ব্যবস্থাও রয়েছে।
জিমেইলের আরেকটি কার্যকর সুবিধা হলো ই–মেইল অ্যালিয়াস। মূল ই–মেইল ঠিকানার সঙ্গে ‘+’ চিহ্ন ও অতিরিক্ত শব্দ যোগ করে ভিন্ন কাজে আলাদা ঠিকানা ব্যবহার করা যায়। এতে সব বার্তা একই ইনবক্সে এলেও সেগুলো আলাদা করে শনাক্ত ও সাজানো সহজ হয়।
ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও জিমেইল ব্যবহারের সুযোগ রয়েছে। অফলাইন মোড চালু থাকলে ব্যবহারকারীরা ই–মেইল পড়তে, অনুসন্ধান করতে এবং খসড়া বার্তা তৈরি করতে পারেন। পরে ইন্টারনেট সংযোগ ফিরে এলে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ হয়ে যায়।
অনেক বছরের জমে থাকা ই–মেইলের মধ্যে নির্দিষ্ট কোনো বার্তা খুঁজে বের করতে জিমেইলের উন্নত অনুসন্ধান সুবিধা বেশ কার্যকর। প্রেরকের নাম, নির্দিষ্ট সময়সীমা, সংযুক্ত ফাইলের ধরন কিংবা নির্দিষ্ট শব্দ ব্যবহার করে দ্রুত প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পাওয়া যায়।
এ ছাড়া ভুলবশত পাঠানো ই–মেইল ফিরিয়ে নেওয়ার সুযোগও দেয় জিমেইল। ‘আনডু সেন্ড’ সুবিধা চালু থাকলে ই–মেইল পাঠানোর পর কয়েক সেকেন্ড সময় পাওয়া যায়, যার মধ্যে বার্তা বাতিল বা প্রয়োজনীয় সংশোধন করা সম্ভব। ফলে ভুল তথ্য পাঠানোর কারণে বিব্রতকর পরিস্থিতি এড়ানো যায়।
সূত্র: টেক্লুসিভ
সিএ/এমআর
